Menjadi Seorang Problem Solver yang Profesional

Dalam setiap bidang kehidupan, kita harus menjadi seorang problem

solver yang profesional. Namun dalam kenyataan tidak banyak orang

yang berhasil, malahan mereka menjadi frustrasi dan kemudian

menyalahkan lingkungan atau faktor-faktor di luar pengendalian

(uncontrollable causes), yang pada akhirnya berakibat pada Stress

(lulus S1), lalu meningkat menjadi Stroke (lulus S2) dan pada

akhirnya mengakibatkan Stop—kematian (lulus S3), dari Universitas

Kehidupan!

Penulis selalu menggunakan pendekatan yang terdiri dari tiga langkah

untuk menyelesaikan masalah, dan dalam praktek terbukti ampuh! Dengan

demikian konsep problem solving ini bukan teori belaka, tetapi telah

terbukti keberhasilannya. Jika konsep ini diterapkan dan tidak

berhasil, maka kesalahan bukan pada konsep ini tetapi karena

ketidakprofesionalan semata dari orang yang menerapkan konsep ini.

Ketiga langkah tersebut adalah: (1) mengidentifikasi masalah secara

tepat, (2) menemukan sumber dan akar penyebab dari masalah itu, dan

(3) mengajukan solusi masalah secara efektif dan efisien.

Langkah Pertama: Mengidentifikasi Masalah Secara Tepat

Secara konseptual suatu masalah (M) didefinisikan sebagai

kesenjangan atau gap antara kinerja aktual (A) dan target kinerja (T)

yang diharapkan, sehingga secara simbolik dapat dituliskan persamaan:

M = T – A. Berdasarkan konsep ini, maka seorang problem solver yang

profesional harus terlebih dahulu mampu mengetahui berapa atau pada

tingkat mana kinerja aktual (A) pada saat ini, dan berapa atau pada

tingkat mana target kinerja (T) itu akan dicapai dan kapan harus

mencapai target kinerja (T) itu? Pada tahap awal ini, kita harus

mampu mendefinisikan secara tegas apa masalah utama (M Besar) kita,

kemudian menetapkan pada tingkat mana kinerja aktual (A) kita pada

saat sekarang, dan juga menetapkan target kinerja (T) dan kapan waktu

pencapaian target kinerja (T) itu?

Langkah Kedua: Menemukan Sumber dan Akar Penyebab dari Masalah

Suatu solusi masalah yang efektif adalah apabila kita berhasil

menemukan sumber-sumber dan akar-akar penyebab dari masalah itu,

kemudian mengambil tindakan untuk menghilangkan akar-akar penyebab

itu.

Untuk dapat menemukan akar penyebab dari suatu masalah, maka kita

perlu memahami dua prinsip yang berkaitan dengan hukum sebab-akibat,

yaitu:

1. Suatu akibat terjadi atau ada hanya jika penyebabnya itu ada

pada titik yang sama dalam ruang dan waktu.

2. Setiap akibat mempunyai paling sedikit dua penyebab dalam

bentuk: (a) penyebab yang dapat dikendalikan (controllable causes)

dan (b) penyebab yang tidak dapat dikendalikan (uncontrollable

causes). Penyebab yang dapat dikendalikan berarti penyebab itu berada

dalam lingkup tanggung jawab dan wewenang kita sehingga dapat diambil

tindakan (actionable) untuk menghilangkan penyebab itu. Sebaliknya

penyebab yang tidak dapat dikendalikan berada di luar pengendalian

kita. Penyebab yang tidak dapat dikendalikan (berada di luar kontrol

kita) terdiri dari paling sedikit dua penyebab, yaitu: (b1)

penyebab yang dapat diperkirakan (predictable causes) sehingga

memungkinkan kita untuk mengantisipasi dan mencegahnya, dan (b2)

penyebab yang tidak dapat diperkirakan karena belum ada referensi

atau pengetahuan tentang kejadian itu sebelumnya.

Hal yang paling penting agar mampu mencapai solusi masalah yang

efektif dan efisien adalah memahami prinsip ke-2 dari hukum sebab-

akibat di atas, yaitu bahwa setiap akibat memiliki paling sedikit dua

penyebab dalam bentuk (a) penyebab yang dapat dikendalikan

(controllable causes) dan (b) penyebab yang tidak dapat dikendalikan

(uncontrollable causes). Untuk setiap penyebab yang tidak dapat

dikendalikan (uncontrollable causes) akan terdapat lagi dua kategori

penyebab, yaitu: (b1) penyebab yang dapat diprediksi (predictable

causes) dan (b2) penyebab yang tidak dapat diprediksi sebelum

kejadian (unpredictable causes).

Prinsip ke-2 dalam hukum sebab-akibat di atas, mengajarkan

kepada kita bahwa setiap kali kita bertanya “Mengapa (Why)?”, kita

seharusnya menemukan paling sedikit dua jenis penyebab di atas,

yaitu: (a) penyebab yang dapat dikendalikan, dan (b) penyebab yang

tidak dapat dikendalikan, selanjutnya untuk setiap penyebab yang

tidak dapat dikendalikan kita seharusnya mampu mengidentifikasi

apakah penyebab yang tidak dapat dikendalikan itu adalah (b1) dapat

diperkirakan atau diprediksi sebelum kejadian, dan (b2) tidak dapat

diprediksi atau diperkirakan sebelum kejadian.

Selanjutnya apabila kita mengumpulkan jawaban dari penyebab yang

dapat dikendalikan dan jawaban dari penyebab yang tidak dapat

dikendalikan namun dapat diperkirakan, maka dua tindakan solusi

masalah berikut dapat diambil, yaitu: (1) menghilangkan akar penyebab

yang dapat dikendalikan, dan (2) mengantisipasi melalui tindakan

pencegahan terhadap penyebab yang tidak dapat dikendalikan namun

dapat diperkirakan itu.

Selanjutnya akar-akar penyebab dari masalah yang ditemukan melalui

bertanya “Mengapa” beberapa kali itu dimasukkan ke dalam diagram

sebab-akibat yang telah mengkategorikan sumber-sumber penyebab

berdasarkan prinsip 7M, yaitu:

1. Manpower (tenaga kerja): berkaitan dengan kekurangan dalam

pengetahuan (tidak terlatih, tidak berpengalaman), kekurangan dalam

keterampilan dasar yang berkaitan dengan mental dan fisik, kelelahan,

stress, ketidakpedulian, dll.

2. Machines (mesin-mesin) dan peralatan: berkaitan dengan tidak

ada sistem perawatan preventif terhadap mesin-mesin produksi,

termasuk fasilitas dan peralatan lain, tidak sesuai dengan

spesifikasi tugas, tidak dikalibrasi, terlalu complicated, terlalu

panas, dll

3. Methods (metode kerja): berkaitan dengan tidak ada prosedur

dan metode kerja yang benar, tidak jelas, tidak diketahui, tidak

terstandardisasi, tidak cocok, dll.

4. Materials (bahan baku dan bahan penolong): berkaitan dengan

ketiadaan spesifikasi kualitas dari bahan baku dan bahan penolong

yang digunakan, ketidaksesuaian dengan spesifikasi kualitas bahan

baku dan bahan penolong yang ditetapkan, ketiadaan penanganan yang

efektif terhadap bahan baku dan bahan penolong itu, dll.

5. Media: berkaitan dengan tempat dan waktu kerja yang tidak

memperhatikan aspek-aspek kebersihan, kesehatan dan keselamatan

kerja, dan lingkungan kerja yang kondusif, kekurangan dalam lampu

penerangan, ventilasi yang buruk, kebisingan yang berlebihan, dll.

6. Motivation (motivasi): berkaitan dengan ketiadaan sikap kerja

yang benar dan profesional (tidak kreatif, bersikap reaktif, tidak

mampu bekerjasama dalam tim, dll), yang dalam hal ini disebabkan

oleh sistem balas jasa dan penghargaan yang tidak adil kepada tenaga

kerja.

7. Money (keuangan): berkaitan dengan ketiadaan dukungan

finasial (keuangan) yang mantap guna memperlancar peningkatan proses

menuju target kinerja yang telah ditetapkan itu.

Langkah Ketiga: Solusi Masalah Secara Efektif dan Efisien

Berdasarkan uraian di atas, maka kita dapat menyusun langkah-langkah

solusi masalah yang efektif dan efisien, yaitu:

1. Mendefinisikan masalah secara tertulis, yang berkaitan dengan

pertanyaan-pertanyaan berikut:

Apa (What): Apa yang menjadi Akibat Utama (Primary Effect) dari

masalah itu?

Bilamana (When): Kapan terjadi masalah itu, sewaktu-waktu atau

sepanjang waktu?

Di mana (Where): Di mana masalah itu terjadi, lokasi dalam sistem,

fasilitas, atau komponen?

Mengapa (Why): Mengapa Anda serius memperhatikan masalah ini,

berkaitan dengan signifikansi dampak dari masalah itu?

2. Membangun diagram sebab-akibat yang dimodifikasi untuk

mengidentifikasi: (a) akar penyebab dari masalah itu, dan (b)

penyebab-penyebab yang tidak dapat dikendalikan, namun dapat

diperkirakan.

3. Setiap akar penyebab dari masalah dimasukkan ke dalam diagram

sebab-akibat yang mengkategorikan berdasarkan prinsip 7M (Manpower—

tenaga kerja, Machines—mesin-mesin, Methods—metode kerja, Materials—

bahan baku dan bahan penolong, Motivation—motivasi, Media—lingkungan

dan waktu kerja, dan Money—dukungan finansial yang diberikan),

sedangkan penyebab-penyebab yang tidak dapat dikendalikan namun dapat

diperkirakan, didaftarkan pada diagram sebab-akibat itu secara

tersendiri.

4. Mengidentifikasi tindakan atau solusi yang efektif melalui

memperhatikan dan mempertimbangkan: (a) pencegahan terulang atau

muncul kembali penyebab-penyebab itu, (b) tindakan yang diambil harus

berada di bawah pengendalian kita, dan (c) memenuhi tujuan dan target

kinerja yang ditetapkan.

5. Menerapkan atau melakukan implementasi terhadap solusi atau

tindakan-tindakan yang diajukan itu. Setiap tindakan perbaikan atau

peningkatan kinerja seyogianya didaftarkan ke dalam rencana tindakan

(action plans) yang memuat secara jelas setiap tindakan perbaikan

atau peningkatan mengikuti prinsip 5W-2H (What—apa tindakan

peningkatan yang diajukan?, When—bilamana tindakan peningkatan itu

akan mulai diterapkan?, Where—di mana tindakan peningkatan itu akan

diterapkan?, Who—siapa yang akan bertanggungjawab terhadap

implementasi dari tindakan peningkatan itu?, Why—mengapa tindakan

peningkatan itu yang diprioritaskan untuk diterapkan?, How—bagaimana

langkah-langkah dalam penerapan tindakan peningkatan itu?, How Much—

berapa besar manfaat yang akan diterima dari implementasi tindakan

peningkatan itu dan berapa pula biaya yang harus dikeluarkan untuk

membiayai implementasi dari tindakan peningkatan itu).

Silakan mencoba konsep ini dalam praktek kerja Anda, jika masih GAGAL

agar menghubungi saya untuk berdiskusi, di mana letak kegagalan itu?

Oleh: Prof. Dr. Vincent Gaspersz, Certified Fellow in Production and Inventory Management (CFPIM) and Six Sigma Black Belt.
Guru Besar di Trisakti dan konsultan di berbagai perusahaan.

Dikutip dari milist APICS-ID@yahoogroups.com
www.ipoms.or.id